Page 99 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

Vloga IKT v globalnih projektnih timih 5.2
pri slednjih je uporabna in pogosto rabljena metoda dokumentiranja
ustnih dogovorov preko telefona ali sestankov z zapisniki ali elektron-
sko pošto. Z dokumentiranjem odločitev si namreč laže zapomnimo,
kaj se je zgodilo, in zagotavljamo sledljivost projekta tudi po njegovem
zaključ ku (Kliem 2008; Kloppenborg 2015, 136). Tudi Andi Stein (2006)
za vzpostavljanje občutka skupnosti v organizaciji priporoča osebno
komuniciranje in komuniciranje po elektronski pošti. Dubravka Če-
čez Kecmanović idr. (1999) ugotavljajo, da uporaba elektronske pošte
ublaži razlike v moči in statusu ter zmanjša informacijsko in čustveno
razliko med zaposlenimi, posebej med središčem in obrobjem. Upora-
ba virtualnega komuniciranja, posebej elektronske pošte, je ključnega
pomena za spodbujanje demokracije v organizacijah. Težava elektron-
ske pošte je, da se ne uporablja vedno kot kolektivno komunikacijsko
sredstvo, saj člani tima lahko sproti izbirajo, komu poslati sporočila, in
tako hote ali nehote izključijo druge člane tima (Chiocchio 2007).
Iulia Dumitraşcu-Băldău in Dănuţ Dumitraşcu (2019) sta analizirala
učinkovitost različnih komunikacijskih orodij v primerih, ko člani tima
pri komuniciranju ne uporabljajo svojega maternega jezika. Videokon-
ference z grafično podporo ter s funkcijami za skupno rabo datotek in
namizja se izkažejo kot najučinkovitejše, ker ta tehnologija v najboljši
meri združuje vsa komunikacijska sredstva, ki simulirajo osebno ko-
municiranje. Tehnologija za virtualno izvedbo sestankov mora omogo-
čati sporočanje ključnih informacij in jo morajo deležniki zaznati kot
vklju čujočo in primerno (Bull Schaefer in Erskine 2012).
Besedno komuniciranje je primerno za vsakdanjo rabo, čeprav ne
more enakovredno nadomestiti bogatejših načinov komuniciranja, ki
vključujejo slike ali grafike (Bergiel, Bergiel in Balsmeier 2008). Tav-
čar idr. (2005) trdijo, da razvoj produktov zahteva intenzivno komu-
niciranje, ki naj vključuje videopovezavo. Več komunikacijskih orodij
projektni vodja uporablja, večja je uspešnost projektnega tima (Ziek in
Anderson 2015). Komunikacijska orodja se ne uporabljajo le izmenič-
no, temveč tudi sočasno, z namenom intenzivnejšega komuniciranja.
Zaradi narave interakcij na tehnoloških platformah je stopnja sodelo-
vanja med člani ob njihovi uporabi lahko nižja (Choi in Cho 2018), saj
virtualno okolje formalizira in centralizira komuniciranje ter dopušča
malo prostora za neformalne pogovore med člani tima (Jarvenpaa in
Keating 2012).
Ena sodobnejših oblik IKT, ki se vse bolj uveljavlja tudi pri komuni-
ciranju v globalnih projektnih timih, so družbena omrežja, ki jih števil-

99