Page 213 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

Analiza podatkov po kategorijah tematike raziskovalnih vprašanj 9.1
Analiza dokumentov
Med analizo dokumentov smo se pri iskanju dejavnikov uspešnosti in-
ternega komuniciranja v izbranem globalnem projektnem timu osre-
dotočili predvsem na dokumentirano vsebino komuniciranja med čla-
ni in razpoložljivo projektno dokumentacijo. Prvi dejavnik uspešnosti,
ki smo ga pri tem prepoznali, je kakovost dokumentiranja informacij.
Raz vojni proces (MAHLE GmbH 2023g), ki mu je izbrani globalni pro-
jektni tim sledil pri izvedbi projekta, postavlja natančne zahteve gle-
de dokumentiranja projektne dokumentacije. V izbranem projektnem
timu je večina komuniciranja potekala virtualno, po elektronski pošti
ali preko konferenc.
Medtem ko elektronska pošta sama po sebi zagotavlja sledljivost in
dokumentiranje informacij, so člani izbranega globalnega projektnega
tima dokumentirali tudi ključne ugotovitve in dogovore, do katerih je
prišlo ob ustnem komuniciranju pri projektu, kot npr. na virtualnih
konferencah in v telefonskih pogovorih. Običajno so slednje doku-
mentirali v obliki zapisnikov sestankov, ki so jih shranili v projektni
repozitorij (MAHLE GmbH 2023j). Primernost rabe komunikacijskih
kanalov v organizaciji ni formalno opredeljena, deloma jo sicer zaje-
ta v nekaterih njenih predpisih (MAHLE GmbH 2020; MAHLE GmbH
2023f). Naslednji dejavnik uspešnosti, ki smo ga zasledili med analizo
dokumentov, je znanje jezika. Pri tem gre v primeru izbranega global-
nega projektnega tima v prvi vrsti za znanje angleškega jezika, ki je bil
uradni jezik komuniciranja v timu, pa tudi za poznavanje specifičnega
izrazoslovja v panogi.
Čeprav je bilo pri pisnem komuniciranju, torej v zapisnikih sestan-
kov in elektronski pošti, v izbranem globalnem projektnem timu ne-
koliko manj jezikovnih težav kot pri ustnem, so bile te predvsem v za-
četnem obdobju sodelovanja prisotne. Večinoma so izvirale iz razlik v
sintaksi in semantiki sporočanja v angleškem jeziku med posameznimi
člani, predvsem, ko so bili udeleženi kitajski člani tima. V zapisnikih
sestankov in elektronskih sporočilih smo opazili tudi, da so poleg zna-
nja jezikov in specifičnega izrazoslovja pri delu v globalnih projektnih
timih pomembne tudi jasnost, nedvoumnost izražanja in raba primer-
nega komunikacijskega kanala, saj ti dejavniki bistveno pripomorejo k
premoščanju jezikovnih težav pri komuniciranju.
Kakovost opredelitve delovnih procesov v organizaciji (MAHLE
GmbH 2023a), posebej procesa izvajanja razvojnih projektov (MAHLE
GmbH 2023g), opredeljuje jasnost vlog članov v projektnih timih. Pri

213