Page 203 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

Analiza podatkov po kategorijah tematike raziskovalnih vprašanj 9.1
tima s strežnika ali elektronske pošte v repozitorij projekta na EasyD-
MS. Tudi na strani projektnih vodij so se pri rabi IKT pojavljali določeni
odkloni od rabe IKT v ostalih oddelkih (29. 10. 2020 VK2). Projektni
vodje so za ustvarjanje in spremljanje časovnic projektov uporabljali
orodje Microsoft Project, ki ga večina ostalih članov projektnih timov
ni uporabljala. Tako so bili projektni vodje prisiljeni v izvoz časovnic
projekta v druge oblike datotečnih zapisov, da so do njih lahko dosto-
pali tudi ostali člani projektnih timov.
Pri dokumentiranju projekta v izbranem globalnem projektnem
timu smo se pogosto srečali z nepotrebnim podvajanjem dejavnosti, ki
so mu člani pogovorno rekli »dvojno delo«. Predvsem je imel težave s
tem projektni vodja tima, saj so različni interni deležniki v organizaciji
želeli vzdrževanje podatkov o projektih v različnih, nepoenotenih po-
datkovnih bazah, kljub temu da je imela organizacija sicer že vpeljano
enotno bazo z redno osveženimi podatki o projektih. Podobno pod-
vajanje smo zaznali tudi pri dejavnostih poročanja o stanju projektov.
Organizacija je imela sicer vzpostavljene redne pregledne sestanke,
na katerih je na pobudo različnih internih deležnikov potekalo poro-
čanje o stanju projektov in se je sprejemalo pomembne odločitve (29.
10. 2020 VK2), vseeno pa so številni interni deležniki uvedli še doda-
tne usklajevalne sestanke, ki so se z omenjenimi vsebinsko prekrivali.
Organizacija je v času trajanja raziskave sicer stremela k vzpostavitvi
enotne rešitve za obvladovanje življenjskega cikla produktov, vendar
je proces vzpostavljanja dolgotrajen, hkrati pa ga upočasnjujejo tudi
druge vzporedne dejavnosti organizacije.

Povzetek
Komuniciranje v izbranem globalnem projektnem timu je temelji-
lo na IKT. Najpogosteje rabljena komunikacijska kanala sta bila elek-
tronska pošta in virtualne konference. Kljub temu da so udeleženci v
raziskavi pri komuniciranju uporabljali tudi sodobne rešitve, kot so
virtualne konference in druga orodja za virtualno sodelovanje, pa je
velik delež komuniciranja še vedno potekal preko tradicionalnih ka-
nalov, torej osebnega komuniciranja, telefona in elektronske pošte.
Nihče od udeležencev v raziskavi ni zanikal pomembnosti vloge IKT
pri komuniciranju v izbranem globalnem projektnem timu, vendar so
bila mnenja o njeni sposobnosti nadomestitve osebnega komunicira-
nja na projektih deljena. Medtem ko so nekateri udeleženci virtualne
komunikacijske kanale prepoznali kot enakovredne osebnemu komu-

203