Page 178 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

9 Analiza podatkov
• S – podpornik,
• I – obveščenec,
• C – svetovalec.
Jasnost vlog v globalnem projektnem timu je torej zagotovljena že
ob njegovi vzpostavitvi, kar je posebej pomembno, če se člani projek-
tnega tima med seboj ne poznajo, nimajo predhodnih izkušenj sode-
lovanja ali prihajajo iz različnih kulturnih okolij. Dokument je, kot vsi
ostali ključ ni dokumenti organizacije, v osnovi v angleškem jeziku,
mogoče pa ga je ponastaviti tudi v nemški, japonski, kitajski, portu-
galski ali korejski jezik. Organizacija ima med nujnimi dokumenti pri
vseh svojih razvojnih projektih opredeljeno tudi predlogo s poimen-
skim seznamom članov osnovnega in razširjenega projektnega tima
(MAHLE GmbH 2023l), kjer so navedeni vsi zaposleni glede na njihovo
vlogo pri projektu. Dokument je moč razdeliti po posameznih vplete-
nih lokacijah, pri čemer je treba opredeliti vlogo posamezne lokacije
pri projektu. Na ta način ima lahko vsak interni deležnik pri projektu
z dostopom do projektne mape celostni vpogled v sestavo projektnega
tima, hkrati pa dokument lahko služi tudi kot grob načrt internega
komuniciranja pri projektu.
Člani izbranega globalnega projektnega tima so ustne dogovore in
vsebino sestankov praviloma dokumentirali v pisni obliki. Običajno je
bila v ta namen uporabljena elektronska pošta, na višjih ravneh orga-
nizacije oz. na pomembnejših sestankih projektnega tima, predvsem z
zunanjimi deležniki, pa tudi namenska predloga organizacije v progra-
mu Microsoft Word. Kitajski kolegi so imeli z zunanjimi deležniki, npr.
z dobavitelji, običajno sestanke v kitajskem jeziku ter kasneje povzet-
ke prevedli v angleški jezik. Prav tako je povzetke internih sestankov
slovenskega dela projektnega tima, ki so potekali v slovenskem jeziku,
slovenski del tima kasneje prevedel v angleški jezik ter jih delil s kitaj-
skimi kolegi. Večina ustnega komuniciranja pri projektu je potekala
in bila kasneje tudi dokumentirana v angleškem jeziku. V strukturi in
vsebini zapisnikov sestankov so se odražali tako kulturni vidik avtorja
kot posameznikova znanja, veščine ter osebnostne lastnosti.
Precejšnjo vlogo pri dokumentiranju izbranega projekta je imel tudi
jezik, saj je bilo znanje angleškega jezika pri članih izbranega global-
nega projektnega tima različno, kar se je odražalo npr. v slovnični
pravilnosti in strukturi vsebine. Pri tem opažamo, da so bili pri do-
kumentiranju najdoslednejši nemški kolegi, katerih zapisniki so bili

178