Page 124 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

6 Dejavniki uspešnosti internega komuniciranja
jekt uspešno pripeljali do konca (Battistuzzo in Piscopo 2015; Anantat-
mula in Thomas 2010). Mei Lu idr. (2006, 19) ugotavljajo, da geografska
razdalja med člani tima sicer nima znatnega vpliva na njegovo uspeš-
nost, vendar pa na slednjo negativno vpliva široka uporaba informacij-
sko-komunikacijskih tehnologij, ki je sicer neizogibna za virtualno delo.
Virtualni projektni timi so družbene mreže s številnimi oblikami
vezi in odnosov med posameznimi člani ter zunanjimi deležniki. Ko
se virtualni projektni timi srečujejo s težavami pri izmenjavi informa-
cij, tvegajo disfunkcionalne rezultate, kot so slaba kakovost odločitev,
omajano medsebojno zaupanje in enotnost tima ter stopnjevanje na-
pak pri komuniciranju in usklajevanju (Gibson in Cohen 2003).
Nadalje se težave pri komuniciranju v praksi lahko pojavijo tudi, ko
člani projektnega tima govorijo drug mimo drugega, ker nimajo sku-
pnega razumevanja oz. drugače interpretirajo sporočila. Tudi proces
odločanja lahko vodi k težavam v komuniciranju, če se vodje odločajo
na osnovi pomanjkljivih informacij in brez usklajevanja. Slaba dosto-
pnost informacij in nejasno komuniciranje lahko povzročita tudi psi-
hološke obremenitve ter preobremenitev članov virtualnih projektnih
timov (Gilson idr. 2015; Govindaras idr. 2023), zato je priporočljivo
uvesti zgodnje in neprekinjene dejavnosti usklajevanja pri projektih z
namenom zmanjševanja komunikacijskih vrzeli ter zagotavljanja ko-
munikacijskih tokov (Caldas in Gupta 2017).
Prav tako se težave lahko pojavijo ob preveliki količini informacij, saj
vsak član projektnega tima ne potrebuje enakega obsega informacij.
Preintenzivno komuniciranje vodi do povečanja konfliktov in celo ko-
gnitivne preobremenjenosti posameznikov (Kelvin-Iloafu 2016; Büll,
Palkovits-Rauter in Szabo 2019; Jurack 2020; Müller idr. 2022), čeprav
Chiocchio (2007) ter Chiocchio idr. (2012) ugotavljajo, da uspešnejši
timi izmenjajo več sporočil. Pomembno je poskrbeti, da vsak zaposle-
ni prejme tiste informacije, ki so zanj pomembne (Büll, Palkovits-Ra-
uter in Szabo 2019). Uspešnost projektnega tima je odvisna tudi od
frekvence interakcij (Herrera idr. 2020), čeprav slednja sama po sebi
ne zagotavlja uspešnosti izvedbe nalog (Jarvenpaa, Shaw in Staples
2004). Marcia Hagen in Sunyoung Park (2013) ugotavljata, da je graf
razmerja med intenzivnostjo komuniciranja in uspešnostjo projektne-
ga tima ukrivljen, torej lahko na uspešnost negativno vpliva tako pre-
več kot premalo intenzivno komuniciranje.
Načrtovanje komuniciranja na projektu je dinamičen proces in se
prilagaja dejanskemu poteku projekta. Deanna M. Kennedy, S. Amy

124