Page 121 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

Načrt komuniciranja 6.8
2001). Večina komunikacijskih procesov pri projektih običajno poteka
nenačrtovano; pri tem jih vodijo trenutne odločitve posameznikov, ne
pa dejanske potrebe, protokoli ali postopki (Muszyńska 2017). Frank
Cervone (2014) navaja naslednje pogoste napake v komuniciranju pri
projektnem managementu:

• nezadostno razlikovanje potreb deležnikov,
• nerealna pričakovanja do deležnikov,
• zanemarjanje kulturnih razlik,
• neprepoznavanje spreminjanja komunikacijskih potreb s časom.

Vzpostavitev projektnega managementa zahteva odprt tok infor-
macij med člani projektnega tima (Ahuja, Yang in Shankar 2010) ter
hkrati narekuje potrebo po jasni opredelitvi nalog posameznega de-
ležnika pri projektu (FitzPatrick 1997). Pomembno je zagotoviti ustre-
zno dostopnost informacij in distribucijo komuniciranja (Tavčar idr.
2005; Oertig in Buergi 2006; Lee-Kelley in Sankey 2008). Načrtovanje
komuniciranja je v globalnih projektnih timih vse pomembnejše (Pro-
ject Management Institute 2017, 333; Muszyńska 2022), saj je za učin-
kovito komuniciranje pomembna predhodna priprava (Kliem 2008).
Učinkovito obvladovanje komuniciranja pri projektu vključuje pravo-
časno in primerno gene riranje, zbiranje, distribucijo, hranjenje, prido-
bivanje in razpolaganje s projektnimi informacijami (Snyder Stackpo-
le 2013). Vzpostavitev načrta komuniciranja tako pomaga premostiti
težave s komuniciranjem pri projektih (Kennedy, Sommer in Nguyen
2017; Burrows 2020) in pozitivno vpliva na uspešnost komuniciranja v
globalnih projektnih timih (Kelvin-Iloafu 2016; Powell, Piccoli in Ives
2004; Fitzpatrick 1997).
V globalnih projektnih timih, kjer komuniciranje pretežno ali v celo-
ti poteka virtualno, so namreč vzpostavitev jasno opredeljenih komu-
nikacijskih procesov in norm ter njihovo prilagajanje in vzdrževanje
v času življenjske dobe projekta nujni za učinkovito delovanje tima
(Henderson, Stackman in Lindekilde 2016; Ochieng 2008; Frank Cer-
vone 2014; Caldas in Gupta 2017; Gibson in Cohen 2003). Pri globalnih
projektih je treba tudi vzpostaviti strategijo obvladovanja odnosov z
deležniki, saj slednji pomembno vplivajo na potek globalnega projekta
(Aarseth, Rolstadås in Andersen 2013; Huang 2016; Delerue-Vidot in
Sicotte 2017; Kumar Arora 2023). Razumevanje potreb deležnikov je
ključnega pomena za vzpostavitev strategije komuniciranja (Parker,
Kunde in Zeppetella 2017; Binder 2007).

121