Page 122 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

6 Dejavniki uspešnosti internega komuniciranja
Obvladovanje odnosov z deležniki ni naloga posameznika, temveč
dejavnost in odgovornost, ki vključuje celoten projektni tim (Büll, Pal-
kovits-Rauter in Szabo 2019) in je širše ena izmed nalog managementa
organizacije (Oertig in Buergi 2006). Uspešen projektni management
temelji na ustvarjanju in vzdrževanju odnosov tako med člani projek-
tnega tima kot z drugimi deležniki (Delerue-Vidot in Sicotte 2017), pri
čemer ima učinkovito komuniciranje pomembno vlogo (Hagen in Park
2013).
Bär, Fiege in Weiß (2017), Kloppenborg (2015) ter Ivete Rodrigues in
Roberto Sbragia (2013) menijo, da mora biti načrt komuniciranja prip-
ravljen že v fazi načrtovanja projekta. Projektni vodje morajo v sode-
lovanju z ostalimi člani projektnega tima vzpostaviti jasne smernice o
čem, kdaj in kako komunicirati (Ojala 2004; Parker, Kunde in Zeppe-
tella 2017). Opredeliti je treba vloge posameznikov pri komuniciranju,
njihove odgovornosti in dolžnosti, avtoriteto ter komunikacijske kana-
le in protokole (Rodrigues in Sbragia 2013). Načrt komuniciranja je živ
dokument, ki se mora prilagajati spreminjajočim se okoliščinam in po-
trebam projekta (Kloppenborg 2015; Parker, Kunde in Zeppetella 2017).
Project Management Institute (2017) obvladovanje komuniciranja
opredeljuje kot del načrta projektnega managementa. Sestavljajo ga
številni elementi, ki standardizirajo komunikacijski tok, kot razlogi za
deljenje informacij, odgovorne osebe, sprejemniki informacij, časovni
okvir in frekvenca distribucije ter predvidene metode in tehnologije
prenosa informacije. Poleg tega med vsebine komunikacijskega načrta
uvrsti še posebne zahteve komuniciranja z deležniki, pravila komuni-
ciranja, kot npr. jezik, obliko in stopnjo podrobnosti, časovne in stro-
škovne vire za dejavnosti komuniciranja, proces vključevanja vodstva
organizacije v reševanje težav na projektu, slovar, diagram poteka,
omejitve komuniciranja ter smernice ali osnutke. Olga Mikhieieva in
Matthias Waidmann (2017) ob tem ugotavljata, da obvladovanje ko-
municiranja po PMBOK ne posveča dovolj pozornosti kulturnim de-
javnikom komuniciranja. Kot ključne elemente načrta komuniciranja
prepoznata:
• tip komuniciranja,
• vsebino in cilje komuniciranja,
• deležnike,
• časovnico,
• lokacijo.

122