Page 123 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

Načrt komuniciranja 6.8
Kloppenborg (2015) vsebini načrta komuniciranja na projektu doda-
ja obvladovanje sestankov in težav ter zajem naučenih lekcij. Pomem-
ben element načrta komuniciranja je tudi komunikacijska matrika, v
kateri so za vsakega deležnika projekta opredeljene vsebina potrebnih
informacij, časovnica in komunikacijski kanal za informiranje ter od-
govorna oseba za posredovanje informacij (Kloppenborg 2015). V sklo-
pu načrta komuniciranja je treba določiti tudi orodja komuniciranja,
pri čemer je treba zagotoviti, da so člani projektnega tima vešči njihove
uporabe (Muszyńska 2017; Zuofa in Ochieng 2017), da se orodja glede
na potrebe projekta posodabljajo ter da je vzpostavljen rezervni načrt
komuniciranja v primeru tehnoloških težav (Zuofa in Ochieng 2017).
Izbira primerne IKT mora biti prilagojena potrebam konkretnega
tima. Ne obstaja namreč splošen recept, primeren za vse projekte (Gib-
son in Cohen 2003). V kontekstu projektov se z IKT povezana vpraša-
nja nanašajo pretežno na vrsto tehnologije in način njene rabe. Način
rabe je odvisen od načrtovanja komuniciranja na projektu in posedo-
vanja potrebnih znanj ter veščin deležnikom projekta. Pomembno je
torej postaviti osnovna pravila rabe in specifična navodila, ki so dobro
strukturirana in znana vsem udeležencem (Mikhieieva in Waidmann
2017). Komunikacijske norme vključujejo dokumentirane dogovore
med člani projektnega tima, ki vodijo njihove interakcije, npr. način
odzivanja glede na okoliščine lokacije, kulture ali časovnega pasu, izbi-
ro komunikacijskih kanalov ali določanje stopnje pomembnosti sporo-
čil (Durnell Cramton in Orvis 2003).
Pri tem je dobro razlikovati med delovnimi, družbenimi in kontekst-
ualnimi informacijami in jih primerno obravnavati (Gibson in Cohen
2003). Za delo na globalnih projektih je treba v organizacijah predvsem
zaradi geografske razpršenosti deležnikov vzpostaviti hiter, zanesljiv,
formalen, koordiniran in splošno veljaven interni komunikacijski sis-
tem, ki olajša izvajanje in prakso razvoja zaposlenih (Proctor in Douka-
kis 2003; Anantatmula in Thomas 2010; Kliem 2008).
Pri pripravi načrta komuniciranja pri globalnih projektih je treba
upoštevati značilnosti slednjih. Za globalne projekte je tako značilno
prefinjeno izvajanje, kjer je odnos vpletenih deležnikov večplasten, po-
leg tega ima vsak deležnik neko absolutno vlogo in položaj hierarhične-
ga vpliva na projektu (Alami 2016). Multikulturna sestava projektnega
tima, geografska razdalja med člani in potreba po usklajevanju različnih
interesov so le nekateri primeri dejavnikov, ki so tesno povezani z ljud-
mi in jih morajo projektni vodje ter organizacije upoštevati, da bi pro-

123