Page 66 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

3 Komuniciranje
Namen projektnega komuniciranja je obvladovanje pričakovanj na-
ročnika, projektnega tima in drugih deležnikov pri projektu (Skulmo-
ski in Hartman 2010). Slevin in Pinto (1987) menita, da je komunicira-
nje metoda za doseganje izračunanih in nameravanih izidov projekta.
Komunikacijske dejavnosti so povezovalni procesi, ki omogočajo, laj-
šajo in podpirajo uspešen prenos ostalih procesov ter so tako neločljivo
pove zane z uspešnostjo projekta (McKay, Marshall in Grainger 2014).
Vsi vidiki projektnega managementa tako vključujejo komuniciranje,
bodi si s projektnim timom ali z eksternimi deležniki projekta (Mu-
szyńska 2017). Bow in Taylor (2008) naštejeta tri ključne komponente
komuniciranja pri projektnem managementu:
• pravočasnost – Collyer (2016) za projekte v dinamičnih okoljih
predlaga hitro, dinamično in jedrnato komuniciranje z večjim
deležem neformalnega komuniciranja, hkrati daje pravočasnosti
informacije večjo težo kot njeni temeljitosti; vrednost infor-
macije je namreč neposredno povezana z njeno pravočasnostjo
(Laufer 1997, 476);
• generiranje pravih informacij;
• zbiranje, distribucija in hranjenje informacij.
Komuniciranje je pomembno v vseh fazah življenjskega cikla pro-
jekta (Hagen in Park 2013; Zulch 2014b). Cilj začetne faze je ustvar-
janje enotne slike znotraj projektnega tima in njegovega okolja. V tej
fazi je pomembno sporočiti cilje in vizije odgovornosti. Če pravila ko-
municiranja v projektnem timu še niso bila vzpostavljena, je treba to
pisno opredeliti v začetni fazi projekta za vse tipe komuniciranja (Pa-
tzak in Rattay 2008). Pomembno je predvsem verbalno komunicira-
nje, saj se projekt šele formalizira in formalnejše oblike komuniciranja
tako niso primerne. Zelo pomemben korak v začetni fazi projekta je
identifikacija deležnikov (Büll, Palkovits-Rauter in Szabo 2019). V dru-
gi fazi projekta, fazi načrtovanja, oblikovani načrt komuniciranja do-
loča komunikacij ske kanale za posamezne deležnike. V njem je treba
določiti, katere informacije deliti, kdaj in kako ter kdo jih deli in komu.
Na tej točki je pomembno, da je vsebina informacij vselej enaka, torej
da vsi sprejemniki dobijo isto informacijo, vendar v prilagojeni obliki.
Komunikacijski načrt je cilj faze načrtovanja projekta. V fazi izvedbe
projekta je treba upo števati dve ključni dejavnosti v kontekstu komu-
niciranja: distribucijo informacij in obvladovanje pričakovanj delež-
nikov (Büll, Palkovits-Rau ter in Szabo 2019). Odprto komuniciranje

66