Page 250 - Interno komuniciranje v globalnem projektnem timu

10 Interpretacija in razprava
Dokumentiranje projekta je temelj za njegovo obvladovanje, saj čla-
nom projektnega tima in drugim deležnikom omogoča dostopnost po-
datkov ter sledljivost dejavnosti v projektu. Podobno ugotavlja Kliem
(2008), ki med koristmi dokumentiranja izpostavi sledljivost odločitev
in dejavnosti na projektu, prenos znanj in zavarovanje dogovorov s
ključnimi deležniki na projektu.
Organizacije imajo preko ustreznega dokumentiranja projektov bolj ši
nadzor nad svojimi dejavnostmi, hkrati pa je tako omogočen tudi pre-
nos znanj. Informacije o posameznem projektu morajo biti organi zaciji
vedno na voljo (Eriksson idr. 2002; Lee-Kelley in Sankey 2008). Doku-
mentiranje projekta je med drugim tudi temelj dejavnostim poročanja v
organizacijah. Podatki v projektnem repozitoriju morajo biti dokumen-
tirati na primeren način, saj je to bistveno za kakovost njihovega kasnej-
šega dekodiranja oz. razumevanja. Hkrati dokumentiranje projekta z ra-
zvojem IKT ponuja nove možnosti sodelovanja deležnikov pri projektu,
kot npr. pri skupni rabi datotek (Aritz, Walker in Cardon 2017).
Ugotavljamo, da mora biti način dokumentiranja projektov čim bolj
standardiziran, transparentnejši, jasnejši, bolj strukturiran in enostav-
nejši. Poleg tega je pomembno, da je količina dokumentiranih podat-
kov v projektu obvladljiva, torej da se v projektnem repozitoriju hrani
le pomembne podatke. V izbrani organizaciji so bila pravila za doku-
mentiranje projektov definirana v njenih procesih in so tako del načrta
komuniciranja na projektu. Odgovornost za ustrezno dokumentiranje
projekta po opredelitvi vlog v organizaciji sicer nosijo vsi člani tima,
vendar imata pri tem glavno vlogo projektni vodja in inženir projektne
kakovosti. V primeru izbranega globalnega projektnega tima so se čla-
ni organizacijskih pravil dokumentiranja pri projektu držali v različni
meri, tako sta za zagotavljanje ustreznega dokumentiranja projekta
skrbela predvsem projektni vodja in inženir projektne kakovosti.
Bistveno vlogo pri dokumentiranju v izbranem globalnem projek-
tnem timu je imel inženir projektne kakovosti. Poleg projektnega repo-
zitorija v okolju SAP je bil pomemben medij za dokumentiranje projek-
ta v primeru izbranega globalnega projektnega tima tudi elektronska
pošta. Značilnost elektronske pošte je namreč, da se izmenjana sporo-
čila trajno shranijo in tako vsa izmenjana vsebina ostane dokumentira-
na. Nekateri člani izbranega globalnega projektnega tima so prav zato
elektronsko pošto uporabljali kot primaren komunikacijski kanal ali
pa so po njej npr. potrjevali ustne dogovore ter tako dokumentirali od-
ločitve v projektu. Preko elektronske pošte so deležniki pri izbranem

250